Quà tặng 20/10 cho nhân viên: chi phí được trừ thế nào 2026?

Sáng 20/10, đúng dịp Phụ nữ Việt Nam, hàng nghìn văn phòng chi ra tiền mua hộp quà cho các chị em. Anh kế toán cầm tờ đề nghị chi chờ một câu trả lời: đồng tiền mua quà này đến kỳ quyết toán có giữ được không. Đúng đêm 19/10, một ngày trước dịp lễ, phân tích về chi phí quà tặng doanh nghiệp lại rộ lên trên các trang chuyên ngành.

Được, nhưng tùy được tặng cho ai. Quà cho người lao động là chi phúc lợi nên bị chặn trần một tháng lương bình quân cả năm; quà cho khách, đối tác thì không bị chặn, chỉ cần đủ hóa đơn và thanh toán đúng cách. Cách mua và lưu hồ sơ hai bên gần như giống nhau, khác nằm ở nơi cắm số vào tờ quyết toán.

Quà 20/10 cho nhân viên có được tính vào chi phí được trừ?

Chi mua quà cho người lao động thuộc nhóm chi có tính chất phúc lợi trực tiếp, nên được trừ khi chưa vượt trần phúc lợi và đủ hồ sơ. Căn cứ điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, bản đang hiệu lực thay phần hướng dẫn TT 96/2015/TT-BTC; việc thay quy định nhắc rõ ở trả lời của Thuế TP. Đà Nẵng đăng trên cổng Chính phủ tháng 6/2026, kèm bản Thông tư 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026.

Một chi tiết hy hữu giá trị: hoạt động kỷ niệm ngày 8/3, 20/10 từng được Cục Thuế TP.HCM gọi đích danh là chi phí phúc lợi (Công văn 2997/CT-TTHT năm 2015, dùng làm bối cảnh cách hiểu lâu đời, không thay thế văn bản hiện hành). Mười năm sau, kết luận không đổi — quà dịp lễ cho nữ cán bộ vẫn chạy trên đường phúc lợi.

Trần phúc lợi một tháng lương bình quân tính ra bao nhiêu?

Cộng toàn bộ chi phúc lợi trong năm so với một tháng lương thực chi bình quân. Công thức ở tiết d.1 điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025: lấy quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia 12; công ty hoạt động chưa đủ năm thì chia theo số tháng hoạt động thật.

Điểm dễ trượt: trần không chia theo dịp. Quà Tết, 8/3, sinh nhật, hỗ trợ ốm đau cùng rút một rổ chung. Mua quà 20/10 xong để dành sang Tết thì càng ngộp — phần vượt chỉ được loại khỏi chi phí mà không có cửa nào gỡ lại. Rổ này nếu sắp đầy, giao khâu theo dõi cho kế toán bám sát dàn chi sớm, thay vì mua tới đâu trừ tới đó.

Tặng quà khách hàng, đối tác thì có bị chặn thế nào?

Không bị chặn trần, chỉ cần ba điều chi phí được trừ theo Điều 9 Luật thuế TNDN (được Luật 67/2025/QH15 sửa đổi) và Điều 9, Điều 10 Nghị định 320/2025 hướng dẫn: chi phát sinh thật gắn với kinh doanh, có hóa đơn chứng từ, và mua từ 5 triệu đồng một lần phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Phân biệt với quà cho nhân viên ngay ở bảng sau:

Góc ngược đời nằm đây: cùng một hộp quà, đứng tên khách hàng thì lấy trừ tối đa, đổi thành nhân viên thì nhốt vào trần phúc lợi. Luật không phân theo giá trị mà theo quan hệ của người nhận với công ty — nên khi nói "tri ân cả khách lẫn nhân viên", cần chốt danh sách ai thuộc nhóm nào trước khi xuất hóa đơn.

Tặng quà xong, hóa đơn phải làm ra sao?

Bên mua giữ hóa đơn đầu vào như mua hàng thường. Người tặng vẫn buộc xuất hóa đơn đầu ra: hàng biếu, tặng thuộc phạm vi bắt buộc lập hóa đơn theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, dù không thu đồng nào. Giá để tính thuế GTGT là giá cùng loại, tương đương tại thời điểm tặng theo Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, không tùy nghi đặt con số đẹp hơn.

Thuế GTGT đầu vào của hàng dùng để biếu, tặng được khấu trừ theo khoản 7 Điều 23 Nghị định 181/2025 khi còn đủ điều kiện. Tặng nhiều người trong dịp lễ thì chọn hóa đơn tổng hợp kèm danh sách chi tiết từng lô, từng người, bảng kê dẫn chiếu khớp với hóa đơn. Và nhớ điều đã đổi năm nay: ngưỡng buộc thanh toán không dùng tiền mặt lùi từ 20 triệu về 5 triệu theo điểm h Điều 26 Nghị định 181/2025 — anh em vẫn giữ thói quen cũ rất dễ điều chỉnh sai về sau.

Tình huống hóa đơn ghi 5 triệu, trả tiền mặt, chi phí vẫn được trừ nếu ở dưới ngưỡng; riêng quà mua từ hộ, cá nhân dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế còn cần phiếu chi và bảng kê thu mua nêu tại điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025. Bóc tách thêm từng trường hợp mua mặt, đọc thêm bài hóa đơn từ 5 triệu trả tiền mặt.

Hộp quà nhân viên nhận có phải nộp thuế TNCN?

Đây là mục đang được bàn nhiều nhất, và hợp lý là vậy — chưa có công văn mới nào chốt riêng cho quà dịp lễ theo Luật thuế TNCN 109/2025. Hai hướng đọc đang song song:

• Hướng thứ nhất: quà từ công ty cho người lao động lồng vào "lợi ích bằng tiền, không bằng tiền" của thu nhập từ tiền lương tiền công (Luật 109/2025, Điều 8; Điều 8 Nghị định 253/2026 nhắc thêm khoản thưởng, lợi ích khác). Theo đó hộp quà tính vào thu nhập chịu thuế tháng nhận.
• Hướng thứ hai: quà tặng bằng hiện vật thông thường theo Luật 109/2025, Điều 18 mới rơi vào diện thu nhập từ quà tặng, và chỉ phần vượt 20 triệu đồng một lần mới chịu thuế 10% — hộp quà vài trăm nghìn không chạm ngưỡng nào cả.

Giới phân tích kế toán ngày 19/10/2026 chạy theo hướng thứ nhất với quà do công ty chi cho nhân viên, ngược lại quà cho khách hàng không thuộc diện này. Em không tự quyết cho hai phe; tới khi cơ quan thuế ban hành công văn rõ, lời khuyên thực dụng: lưu đủ hồ sơ giá trị quà, danh sách người nhận; trường hợp phần quà gắn với lương cao thì hỏi thẳng cơ quan thuế quản lý trước khi khai, thay vì tự suy đoán.

Kế toán cần chốt mấy việc trước khi giải ngân?

Bốn việc, thứ tự mua trước tặng sau:

1. Chốt rổ phúc lợi năm còn trần bao nhiêu, chi từ chi phí hay từ quỹ phúc lợi (riêng phần hình thành từ lợi nhuận sau thuế vốn không chạy đường chi phí được trừ).
2. Danh sách người nhận tách rõ nhóm khách, đối tác và nhân viên, kèm mục đích kinh doanh.
3. Hóa đơn đầu vào có thông tin đúng công ty; quà từ 5 triệu chuyển khoản; dưới ngưỡng mua từ hộ, cá nhân thì có phiếu chi, bảng kê.
4. Hóa đơn đầu ra biếu tặng với giá cùng loại, kèm bảng kê nếu dùng hóa đơn tổng hợp.

Kỳ khai quý 3 đang chạy tới hạn những ngày này, lịch nộp chi tiết xem ở bài khai thuế quý 3. Hộp quà chuyển tay muộn vài ngày không phải chuyện lớn, nhưng hóa đơn biếu tặng mà không nằm đúng kỳ khai thì ô biếu tặng trên tờ quý 3 bỏ trống rồi đi sửa sau, càng vác càng phiền.

Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Mua quà dưới 5 triệu, trả tiền mặt, có được tính chi phí được trừ?

Được, miễn có hóa đơn hợp lệ. Ngưỡng buộc thanh toán không dùng tiền mặt mới là 5 triệu đồng một lần theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025; con số 20 triệu anh em vẫn nhớ là mốc cũ đã hết.

Câu 2: Chi phúc lợi rộ lên vượt trần một tháng lương bình quân thì xử lý thế nào?

Phần vượt không được trừ khi quyết toán TNDN, cần loại trừ khi lập tờ khai. Sau năm mà dồn quà xuống cuối kỳ để lấp trần là cách làm quen cũ, giờ chỉ làm phần vượt phình to và kế toán vất vả điều chỉnh.

Câu 3: Tặng quà cho nhiều người trong một đợt, bắt buộc hóa đơn lập riêng cho từng người?

Không bắt buộc. Hóa đơn tổng hợp kèm danh sách chi tiết và bảng kê đúng quy định dùng cho hàng biếu, tặng lô lớn theo NĐ 254/2026; nếu ai đó yêu cầu hóa đơn riêng thì lập riêng cho người đấy.

Tình huống ở trên đúng là rổ chi đang nóng của văn phòng em hiện nay, cần đối chiếu hồ sơ cụ thể thì ghé TADA — em đối chiếu từng quy định cẩn thận như trong bài, tránh hiểu nhầm từng điều khoản.

Căn cứ pháp lý: Nghị định 320/2025/NĐ-CP; Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15; Nghị định 181/2025/NĐ-CP; Nghị định 254/2026/NĐ-CP; Nghị định 253/2026/NĐ-CP; Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15; Thông tư 20/2026/TT-BTC; Công văn 2997/CT-TTHT (2015)

Bài viết được thực hiện bởi Đội ngũ Chuyên gia Thuế TADA.
Cập nhật: 10/2026 | Nguồn thời sự: phân tích quà tặng doanh nghiệp trên tckn.vn 19/10/2026; trả lời Thuế TP. Đà Nẵng trên chinhsachonline.chinhphu.vn 15/06/2026. Văn bản pháp lý xem mục Căn cứ pháp lý phía trên.

Xem thêm: Hóa đơn từ 5 triệu trả tiền mặt | Khai thuế quý 3 hạn 2/11 | Trang chủ TADA