Bài viết & Hướng dẫn

Kiến thức thuế, kế toán, BHXH và thủ tục doanh nghiệp từ TADA.

← Quay lại danh sách

Trả lương người thân: hồ sơ hợp thức hóa chi phí 2026

Đăng ngày 9/8/2026 bởi dagcoj@gmail.com

Lương trả người thân chỉ được tính chi phí nếu có hợp đồng, bảng chấm công, chuyển khoản và người đó thực sự làm việc — thiếu một thứ là bị loại khi quyết toán.

Đối với mô hình công ty TNHH hai thành viên, tiền lương trả cho các thành viên trực tiếp tham gia quản lý, điều hành và lao động được tính vào chi phí kinh doanh nếu đáp ứng các điều kiện theo Luật 67/2025/QH15 (thay thế Luật 67/2025 về TNDN). Bài viết hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị hồ sơ hợp thức hóa chi phí tiền lương khi trả lương cho người thân và các lưu ý quan trọng năm 2026.

Điều kiện để tiền lương trả cho người thân được tính vào chi phí được trừ là gì?

Đối với mô hình công ty TNHH hai thành viên, tiền lương trả cho các thành viên trực tiếp tham gia quản lý, điều hành và lao động được tính vào chi phí kinh doanh nếu đáp ứng ba điều kiện. Thứ nhất, có quy định cụ thể về mức lương, thù lao và thưởng tại Điều lệ công ty, Hợp đồng lao động, Quy chế tài chính hoặc Quy chế lương thưởng. Thứ hai, chứng từ chi trả bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên theo Thông tư 92/2015/TT-BTC. Thứ ba, khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.

Hồ sơ và bảng chấm công cần chuẩn bị những gì?

Dù bạn coi đây là lương khoán hay lương cố định, việc chỉ có chứng từ chuyển khoản là chưa đủ để bảo vệ chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra. Bắt buộc phải có bảng chấm công, tài liệu quan trọng nhất để chứng minh người lao động có thực làm việc tại công ty từ đó khoản chi mới được coi là thực tế phát sinh. Ngoài ra, cần có hợp đồng lao động ký với từng người kể cả ba mẹ để xác định rõ vị trí công việc, nhiệm vụ và mức lương theo Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14. Đây là bộ hồ sơ bắt buộc phải có đầy đủ nếu muốn khoản chi phí tiền lương được chấp nhận khi quyết toán thuế.

Cần lưu ý gì về lương của ba mẹ đã nghỉ hưu?

Vì ba mẹ đã có lương hưu nên không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Tuy nhiên, công ty vẫn phải kê khai thuế thu nhập cá nhân TNCN cho họ theo biểu thuế lũy tiến nếu ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên hoặc khấu trừ 10% nếu dưới 3 tháng và mức chi trả từ 05 triệu đồng/lần trở lên theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Bạn nên tận dụng quyền lợi giảm trừ gia cảnh gồm bản thân 15,5 triệu đồng/tháng và mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng từ năm 2026 để tối ưu số thuế TNCN phải nộp.

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị hoàn chỉnh gồm những gì?

Bộ hồ sơ hợp thức hóa chi phí tiền lương gồm bốn thành phần: Thứ nhất là hợp đồng lao động cho tất cả thành viên. Thứ hai là quy chế lương thưởng của công ty có chữ ký phê duyệt của Hội đồng thành viên. Thứ ba là bảng chấm công hàng tháng hoặc báo cáo hoàn thành công việc theo định mức khoán. Thứ tư là danh sách bảng lương hàng tháng có ký nhận hoặc đối chiếu với lệnh chuyển tiền ngân hàng. Đây là bộ hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi quyết toán thuế và bảo vệ chi phí trước cơ quan thuế.

Câu hỏi thường gặp

Trả lương cho ba mẹ mà không có hợp đồng lao động có được không?

Không được. Bắt buộc phải có hợp đồng lao động để chứng minh tính thực tế của khoản chi. Nếu thiếu hợp đồng, cơ quan thuế sẽ không chấp nhận khoản chi phí này khi quyết toán thuế TNDN theo Điều 4, Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15.

Mức đóng bảo hiểm cho vợ chồng quản lý doanh nghiệp có đúng quy định không?

Đúng. Theo quy định, người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương phải đóng bảo hiểm trên toàn bộ mức lương theo căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Điều này đảm bảo tuân thủ Luật Bảo hiểm xã hội và tránh bị truy thu.

Gia đình có mấy người phụ thuộc thì giảm trừ bao nhiêu?

Mỗi người phụ thuộc được giảm trừ 6,2 triệu đồng/tháng theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Cần đăng ký giảm trừ gia cảnh cho từng người phụ thuộc trên hệ thống thuế điện tử để tối ưu số thuế TNCN phải nộp. Liên hệ chuyên gia tại ketoanthuetada.com để được tư vấn cách thiết lập hồ sơ phù hợp.

Đội ngũ Chuyên gia Thuế TADA

Last updated: 10/06/2026

Xem thêm

Căn cứ pháp lý: Luật 67/2025/QH15.